La demat’ en 2013

La dématérialisation de factures consiste à passer d’un support physique, tangible, à un support numérique/électronique. C’est évidemment une des grandes tendances actuelles mais l’évolution demeure contrastée.

Depuis l’avènement de l’informatique, le « zéro papier » semble être le rêve de demain. En effet, qui peut être opposé au principe de la dématérialisation, et notamment de celle des factures, qui préserve les tonnes de papier, les km² d’arbres et qui permet de simplifier les process internes de l’entreprise ?

Cependant, entre la théorie et la réalité, il demeure un important fossé qui ne se comble que très lentement. La route vers le « zéro papier » est encore longue…

Le cadre juridique de la dématérialisation des factures : une histoire qui commence en 1991

Les premiers pas dans la normalisation des échanges dématérialisés ont été faits avec l’avènement de la norme EDI (Echange de Données Informatisées) et la reconnaissance par la Direction Générale des Impôts de la production de factures dites « structurées » (par opposition aux factures « images »).

Les factures images (utilisant notamment les formats PDF ou JPEG) quant à elles,  bien que largement plus utilisées, sont restées dans un flou juridique jusqu’en 2001.  Il faut en effet attendre cette date pour qu’une directive européenne (2001/115/CE) harmonise les mentions légales au sein des différents pays, mais surtout reconnaisse le format « non structuré » des factures de type PDF et introduise la signature électronique.

Il faut cependant attendre encore le 1^er janvier 2012, pour que l’Etat accepte de recevoir des factures dématérialisées dans le but de généraliser l’usage de la facture électronique. A noter cependant : en 2013, la mue au niveau de l’Etat n’a pas encore vraiment eu lieu : notamment, la plupart des collectivités locales n’accepte toujours pas les factures « non structurées ».

Conditions légales

Les conditions légales d’émission de factures dématérialisées sont très strictes. Elles doivent nécessairement comporter a minima les 14 points suivants :

1. Date de délivrance de la facture
2. Le numéro séquentiel
3. Le numéro de TVA de l’assujetti et du client
4. Noms et adresses des deux parties
5. Quantité et nature des biens
6. Etendue et nature des services
7. Date de livraison du bien ou de la prestation de service, ou la date de versement d’un acompte si cette date est déterminée et différente de la date d’émission de la facture.
8. Lorsque le redevable de la taxe est un représentant fiscal : nom, adresse et numéro d’identifiants
9. Le prix unitaire HT, ainsi que les éventuelles ristournes, rabais…
10. Le taux de TVA appliqué
11. Le montant de la taxe à payer en cas d’exonération ou lorsque le client est redevable de la taxe, la référence à la disposition pertinente de la directive ou à la disposition nationale correspondante ou à toute autre mention indiquant que la livraison bénéficie d’une exonération ou de l’auto liquidation
12. En cas de livraison intracommunautaire d’un moyen de transport neuf, les données énumérées à l’art. 28 bis paragraphe 2 de la directive
13. En cas d’application du régime de la marge bénéficiaire, la référence à l’art. 26 ou 26 bis, ou aux dispositions nationales correspondantes ou à toute autre mention indiquant que le régime de la marge bénéficiaire a été appliqué.
14. Les clauses de pénalités de retard de paiement

Bénéfices de la dématérialisation 

En premier lieu, on peut penser évidemment à l’environnement. En effet le passage du papier au numérique permet une économie de papier et donc de ressources considérables. Surtout lorsque l’on sait que l’industrie du papier est une des plus polluantes.

Dans un second temps, la « démat’ » permet de gagner en fluidité des process au sein de l’entreprise, et donc en rapidité, la transmission de flux numériques étant plus rapide et plus sécurisée. Elle permet en outre de diffuser plus simplement l’information au sein de différents services d’une entreprise et de mettre en place des « workflows » de validation.

Enfin pour des raisons de stockage, plus spécifiquement dans le cadre d’une entreprise. La dématérialisation des factures permet en effet de libérer de l’espace et de se débarrasser des classeurs et autres étagères de documents.

Et les particuliers ?

De nombreuses entreprises émettrices de factures en nombre (téléphonie, énergie…) ont depuis quelques années opté pour la dématérialisation des factures des particuliers à la fois pour des raisons écologiques / développement durable mais aussi (et surtout !) pour des raisons économiques. Concrètement, elles n’envoient plus à leurs clients leurs factures papier par la Poste mais elles se contentent de les mettre en ligne sur un extranet. C’est donc au client d’aller lui-même faire la démarche de se connecter sur son espace client sécurisé pour consulter, et éventuellement archiver, ses factures.

Pour le particulier, un des gros problèmes est donc d’avoir à gérer autant d’espaces clients qu’il a de fournisseurs et donc autant d’identifiants et de mots de passe !

C’est une des raisons pour laquelle a été inventé MoneyDoc qui permet de faire cette récupération de factures de manière 100% automatique. Plus besoin de se connecter tous les mois sur ses différents espaces clients. Sur MoneyDoc, vous êtes certains de retrouver sur un seul et même espace toutes vos factures automatiquement centralisées et sécurisées sur un coffre-fort numérique. Une manière innovante de mieux vivre la dématérialisation des factures…